Datenschutzrichtlinie

Aufgrund der Art unserer Arbeit teilen wir diese Datenschutzrichtlinie in zwei Abschnitte auf. In Abschnitt 1 geht es um Ihre personenbezogenen Daten (Kontaktdaten usw.), die Sie im Rahmen der Aufnahme einer Geschäftsbeziehung mit Wolfestone Holdings (Wolfestone Translation, Robertson Languages International und VoiceBox) an uns übermitteln.

Abschnitt 2 betrifft personenbezogene Daten, die in den Dokumenten enthalten sein können, die Sie uns zur Übersetzung zur Verfügung stellen.

Abschnitt 1: Ihre personenbezogenen Daten

Wolfestone Holdings, bestehend aus Wolfestone Translation, Robertson Languages International und VoiceBox, fungiert als Datenverantwortlicher und hat als solcher vertragliche Gründe für die Beschaffung und Aufbewahrung von personenbezogenen Daten, die Sie uns als Vertreter Ihres Unternehmens zur Verfügung stellen. Wir erheben nur allgemeine personenbezogene Daten zu Ihrer Person, die keine besonderen Arten von Informationen oder standortbezogenen Informationen umfassen. Zu den erhobenen Daten gehören allerdings Ihr Name, Ihre private oder berufliche E-Mail-Adresse, Firmen- oder Privatadresse und eine oder zwei Telefonnummern (Festnetz und/oder Handy).

Wie wir Ihre Daten erheben

Wolfestone Holdings erhebt Ihre Daten nur direkt von Ihnen. Wir beauftragen keine Dritten mit der Beschaffung von personenbezogenen Daten zu Ihrer Person.

Warum wir Ihre Daten benötigen

Wir benötigen diese allgemeinen personenbezogenen Daten, um Sie über laufende organisatorische Entwicklungen auf dem Laufenden zu halten und Ihnen in Übereinstimmung mit unserem Gesamtvertrag Informationen zukommen zu lassen. Wir erheben keine personenbezogenen Daten zu Ihrer Person, die wir nicht benötigen.

Was wir mit Ihren Daten machen

Alle personenbezogenen Daten, die wir verarbeiten, werden von unseren Beschäftigten in Großbritannien verarbeitet. Für die Zwecke des IT-Hostings und der IT-Wartung befinden sich diese Informationen jedoch auf Servern in der Europäischen Union.

Die Beschäftigten von Wolfestone Holdings verwenden Ihre Daten, um Sie bezüglich Projekten zu kontaktieren.

Wenn Sie eine Privatperson sind und ein privates Bankkonto für die Bezahlung von Auftragsarbeiten nutzen, wird Ihre Zahlung von der Zahlungssoftware unseres Drittanbieters verarbeitet. Ihre Bankdaten werden nicht in unserem System gespeichert.

Dritte haben keinen Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten, es sei denn, dies ist gesetzlich zulässig.

Was ist, wenn ich nicht mehr mit Wolfestone Holdings zusammenarbeiten möchte?

Wenn Sie nicht mehr mit uns zusammenarbeiten möchten, können Sie uns bitten, Ihr Profil zu deaktivieren – wir werden Sie dann nicht mehr kontaktieren.

Wir können Ihre Datensätze nicht mit sofortiger Wirkung vollständig löschen, da wir nach britischem Steuerrecht verpflichtet sind, Ihre allgemeinen personenbezogenen Daten (Name, Adresse, Kontaktangaben) sechs Jahre lang aufzubewahren; danach werden sie vernichtet.

Aufgrund der Einschränkungen unseres Projektmanagementsystems muss Ihr Name in unserer Datenbank verbleiben, da er mit Projekten im System verknüpft ist; alle anderen Informationen in Ihrem Profil können wir jedoch löschen.

Datenschutzbeauftragter

Wenden Sie sich bei datenschutzbezogenen Fragen bitte an unseren Datenschutzbeauftragten unter: dpo@wolfestone.co.uk.

Ihre Rechte

Sie haben das Recht, darüber informiert zu werden, wie wir Ihre Daten verwenden und wer Zugriff auf sie hat. Sollten Sie Fragen zu Ihren Daten haben, die in dieser Datenschutzrichtlinie nicht beantwortet werden, wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten unter: dpo@wolfestone.co.uk

Gemäß Datenschutz-Grundverordnung haben Sie ein Auskunftsrecht, d. h. Sie können von uns verlangen, dass wir Ihnen die von uns gespeicherten Daten zu Ihrer Person vorlegen und Ihnen mitteilen, wer Zugriff auf diese Daten hat. Man spricht bei diesem Vorgang von einem „Antrag auf Auskunftserteilung über personenbezogene Daten“. Weitere Informationen finden Sie auf unserer Website unter der Rubrik „Antrag auf Auskunftserteilung über personenbezogene Daten“: https://www.wolfestone.co.uk/gdpr/subject-access-request-policy/.

Sie haben das Recht auf Berichtigung, d. h., wenn Sie zu irgendeinem Zeitpunkt der Auffassung sind, dass die von uns verarbeiteten Daten zu Ihrer Person nicht korrekt sind, können Sie Einsicht in diese Daten verlangen und sie korrigieren oder löschen lassen. Weitere Informationen finden Sie auf unserer Website unter der Rubrik „Antrag auf Auskunftserteilung über personenbezogene Daten“: https://www.wolfestone.co.uk/gdpr/subject-access-request-policy/.

Sie haben das Recht auf Löschung, d. h. Sie können uns bitten, Ihre Daten aus unseren Aufzeichnungen zu entfernen. Um unseren gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen, müssen wir Ihre Daten sechs Jahre lang aufbewahren; danach werden alle Ihre Daten auf sichere Weise vernichtet. Unsere gesetzlichen Verpflichtungen haben in diesem Zusammenhang Vorrang vor Ihrem Recht auf Löschung.

Sie haben das Recht, die Verarbeitung einzuschränken, d. h. Sie können verlangen, dass wir nichts mit Ihren Daten machen, außer sie zu speichern.

Sie haben das Recht auf Datenübertragbarkeit, d. h. Sie können uns auffordern, Ihre Daten an einen anderen für die Verarbeitung Verantwortlichen zu übermitteln oder sie Ihnen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format zuzusenden.

Widerspruchsrecht – Da wir die Erhebung Ihrer Daten mit berechtigten Interessen begründen, können Sie der Verarbeitung einiger der Daten, die wir im Rahmen Ihres Bewerbungsverfahrens erfragen, widersprechen. Dies kann jedoch Auswirkungen auf Ihre Bewerbung haben.

Rechte im Zusammenhang mit automatisierter Entscheidungsfindung, einschließlich Profiling – wir verwenden bei der Zuweisung von Projektarbeit keine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling-Dienste.

Weitere Informationen über Ihre Rechte im Rahmen der DSGVO und dazu, wann diese gelten, finden Sie unter:

https://ico.org.uk/for-organisations/guide-to-the-general-data-protection-regulation-gdpr/individual-rights/

Zur Ausübung dieser Rechte wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten (DSB) unter: dpo@wolfestone.co.uk.

Falls Sie der Meinung sind, dass die von uns verarbeiteten Daten zu Ihrer Person nicht korrekt sind, können Sie Einsicht in diese Daten verlangen und sie korrigieren oder löschen lassen.

Falls Sie sich über unseren Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten beschweren möchten, können Sie sich an den DSB wenden, damit die Angelegenheit untersucht wird.

Falls Sie mit unserer Antwort nicht zufrieden sind oder glauben, dass wir Ihre personenbezogenen Daten nicht gesetzeskonform verarbeiten, können Sie sich beim Information Commissioner’s Office https://ico.org.uk/ beschweren.

Abschnitt 2: Personenbezogene Daten, die in zu übersetzenden Dokumenten enthalten sind

Als Hauptdatenverantwortlicher sind Sie verpflichtet, sicherzustellen, dass Sie über die Einwilligung der betroffenen Person oder über andere rechtmäßige Gründe verfügen, uns die Inhalte, die personenbezogene Daten enthalten, zwecks Übersetzung zu übermitteln.

Dies gilt insbesondere für Inhalte, die besondere Kategorien personenbezogener Daten enthalten.

Wolfestone Holdings, bestehend aus Wolfestone Translation, Robertson Languages International und VoiceBox, fungiert sowohl als Datenverarbeiter als auch als Mitverantwortlicher für personenbezogene Daten, die in Dateien für sprachbezogene Arbeiten enthalten sind. Das liegt daran, dass wir zur Erfüllung unserer Verträge mit Ihnen Unterauftragsverarbeiter beauftragen müssen und daher die Verantwortung dafür tragen, wie Ihre Daten zu ihnen gelangen.

Unter „sprachbezogenen Arbeiten“ verstehen wir: Übersetzung, Transkription, Voiceover, Untertitelung, Sprachunterricht, Dolmetschen und alle anderen sprachbezogenen Dienstleistungen, die von unseren Kunden in Auftrag gegeben werden.

Was wir mit den personenbezogenen Daten in den von Ihnen für die sprachbezogene Arbeit bereitgestellten Inhalten tun

Außerhalb des Projektkontextes extrahieren wir keine personenbezogenen Daten zur Verarbeitung aus Inhalten für sprachbezogene Arbeiten.

Für IT-Hosting- und IT-Wartungszwecke werden die Dateien auf Servern in der Europäischen Union gespeichert.

Alle zuständigen Beschäftigten von Wolfestone Holdings haben Zugriff auf Inhalte für sprachbezogene Projekte.

Inhalte für sprachbezogene Projekte werden auf sicherem Weg mit zugelassenen und regelkonformen Drittanbietern von Sprachdienstleistungen im Rahmen von vorvertraglichen Anfragen und dann im Rahmen der Vertragserfüllung ausgetauscht.

Datenübermittlung an Drittländer

Zur Erfüllung einiger Verträge müssen wir die Daten an Sprachdienstleister außerhalb der EU und außerhalb der Staaten übermitteln, die auf der EU-Liste angemessener Länder stehen. Der Grund dafür ist, dass beispielsweise die meisten Chinesisch-Übersetzer in China ansässig sind. Wenn wir ein Dokument an einen Ort außerhalb der EU/EWR versenden müssen, um Ihren Vertrag zu erfüllen (gemäß Artikel 49b der DSGVO), informieren wir Sie darüber. Es ist Ihre Aufgabe, dafür zu sorgen, dass die betroffene Person davon ebenfalls Kenntnis hat, und ihre ausdrückliche Einwilligung einzuholen oder die personenbezogenen Daten im Inhalt zu schwärzen. Weitere Informationen finden Sie in unserer Richtlinie für die Übermittlung in Drittländer.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten

Wenn Ihre Dateien besondere Kategorien personenbezogener Daten enthalten, die einer dritten betroffenen Person gehören, sind Sie verpflichtet, die entsprechende Einwilligung einzuholen und rechtmäßige Gründe für die Verarbeitung dieser Daten gemäß Artikel 6 und 9 der Verordnung anzugeben.

Wir bemühen uns nach Kräften, besondere Kategorien personenbezogener Daten in den uns von Ihnen zur Verfügung gestellten Unterlagen vor Beginn des Projektablaufs zu ermitteln, damit geeignete Maßnahmen ergriffen werden können.

Wir bitten Sie unter Umständen, identifizierbare Informationen zu schwärzen, um das Risiko für die betroffene Person zu minimieren, bevor wir mit dem Projektablauf beginnen, insbesondere wenn der Vertrag die Übermittlung des Dokuments an Sprachdienstleister außerhalb der EU/des EWR erforderlich macht.

Unterlagen, die besondere Kategorien personenbezogener Daten enthalten, werden nicht in einem Übersetzungsspeicher (Translation Memory – TM) gespeichert. Bei allen Dokumenten, die personenbezogene Daten enthalten und mit einem TM verarbeitet werden, werden die Segmente mit personenbezogenen Daten unmittelbar nach Abschluss der Übersetzung gelöscht.

Daten über Kinder

Wenn Ihre Dateien Daten von Kindern enthalten, die nicht in die Verarbeitung ihrer Daten einwilligen können, sind Sie verpflichtet, die Einwilligung der Erziehungsberechtigten einzuholen, bevor Sie uns einen Auftrag erteilen.

Wir können Sie bitten, identifizierbare Informationen zu schwärzen, um das Risiko für die betroffene Person zu minimieren, bevor wir mit dem Projektablauf beginnen, insbesondere wenn der Vertrag die Übermittlung des Dokuments an Sprachdienstleister außerhalb der EU/des EWR erforderlich macht.

Wie lange wir Ihre Daten aufbewahren

Nach britischem Steuerrecht sind wir verpflichtet, Projektdateien sechs Jahre lang aufzubewahren; danach werden sie vernichtet.

Datenschutzbeauftragter

Wenden Sie sich bei datenschutzbezogenen Fragen bitte an unseren Datenschutzbeauftragten unter: dpo@wolfestone.co.uk.

Ihre Rechte

Gemäß Datenschutz-Grundverordnung haben Sie ein Auskunftsrecht, d. h. Sie können von uns verlangen, dass wir Ihnen die uns vorliegenden Dateien vorlegen und Ihnen mitteilen, wer Zugriff auf diese hat. Man spricht bei diesem Vorgang von einem „Antrag auf Auskunftserteilung über personenbezogene Daten“. Weitere Informationen finden Sie auf unserer Website unter der Rubrik „Antrag auf Auskunftserteilung über personenbezogene Daten“: https://www.wolfestone.co.uk/gdpr/subject-access-request-policy/.

Sie haben das Recht auf Berichtigung, d. h. wenn Sie zu irgendeinem Zeitpunkt der Auffassung sind, dass die von uns verarbeiteten Daten nicht korrekt sind, können Sie Einsicht in diese Daten verlangen und sie korrigieren oder löschen lassen. Weitere Informationen finden Sie auf unserer Website unter der Rubrik „Antrag auf Auskunftserteilung über personenbezogene Daten“: https://www.wolfestone.co.uk/gdpr/subject-access-request-policy/.

Sie haben das Recht auf Löschung, d. h. Sie können uns bitten, Projektdateien aus unseren Aufzeichnungen zu entfernen. Um unseren gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen, müssen wir die Dateien sechs Jahre lang aufbewahren; danach werden alle Dateien auf sichere Weise vernichtet. Unsere gesetzlichen Verpflichtungen haben in diesem Zusammenhang Vorrang vor Ihrem Recht auf Löschung.

Sie haben das Recht, die Verarbeitung einzuschränken, d. h. Sie können verlangen, dass wir nichts mit Ihren Dateien machen, außer sie zu speichern.

Sie haben das Recht auf Datenübertragbarkeit, d. h. Sie können uns auffordern, die Dateien an einen anderen Datenverantwortlichen zu übermitteln.

Widerspruchsrecht – Da wir die Datenverarbeitung mit der Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen begründen, finden Ihre Widerspruchsrechte hier keine Anwendung.

Rechte im Zusammenhang mit automatisierter Entscheidungsfindung finden in diesem Kontext keine Anwendung.

Weitere Informationen über Ihre Rechte im Rahmen der DSGVO und dazu, wann diese gelten, finden Sie unter:

https://ico.org.uk/for-organisations/guide-to-the-general-data-protection-regulation-gdpr/individual-rights/

Zur Ausübung dieser Rechte wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten (DSB) unter: dpo@wolfestone.co.uk.

Falls Sie der Meinung sind, dass die von uns verarbeiteten Daten zu Ihrer Person nicht korrekt sind, können Sie Einsicht in diese Daten verlangen und sie korrigieren oder löschen lassen.

Falls Sie sich über unseren Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten beschweren möchten, können Sie sich an den DSB wenden, damit die Angelegenheit untersucht wird.